Urlopem okolicznościowym zwyczajowo określa się dzień, lub dwa dni wolnego od pracy, które pracodawca udziela pracownikowi w określonych sytuacjach. Okoliczności te wymienia paragraf 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Dwa dni urlopu przysługują pracownikowi z okazji własnego ślubu, narodzin dziecka, śmierci i pogrzebu najbliższych członków rodziny, tj. małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma czy macochy. Jeden dzień należny jest z tytułu ślubu dziecka, śmierci i pogrzebu rodzeństwa pracownika, jego teściów, babci, dziadka i innej osoby pozostającej na jego utrzymaniu.
Kiedy urlop okolicznościowy należy wykorzystać?
W związku z tym, że urlop okolicznościowy jest dodatkowym dniem wolnym od pracy, udzielanym na wniosek, w związku z zaistniałym wydarzeniem zwykle wykorzystywany jest w danym dniu, lub terminie bliskim daty danej okoliczności. Nie jest określony konkretny termin, aczkolwiek nieobecność musi mieć związek z wydarzeniem, które go do dodatkowego wolnego uprawnia. W przypadku 2 dni wolnego, okres ten może być wykorzystany razem, lub oddzielnie (np. na załatwienie formalności związanych ze ślubem, czy przywiezienie dziecka ze szpitala, załatwianie formalności w USC itp.)
Formalności związane z urlopem okolicznościowym
Zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej pracodawcę należy uprzedzić o przyczynie nieobecności. Gdy okoliczności nie są planowane (np. zgon członka rodziny) pracodawcę należy powiadomić o tym fakcie bez zbędnej zwłoki (najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy). Konieczne jest również złożenie wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego, załączają dokument potwierdzający uprawnienie do wolnego dnia (np. odpis aktu urodzenia, zgonu czy małżeństwa w najbliższym, możliwym terminie.
Prawo do wynagrodzenia w czasie urlopu okolicznościowego
Za okres nieobecności związanej z urlopem okolicznościowym pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które wyliczane jest tak, jak za urlop wypoczynkowy. W razie nie wykorzystania urlopu, pracownikowi nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.
Często w praktyce wykorzystywane są inne zwolnienia okolicznościowe (jak na wykonanie obowiązków obywatelskich lub społecznych, związanych z urlopem szkoleniowym itd.) Dni wolne przysługują też na poszukiwanie nowego zatrudnienia po zwolnieniu z pracy czy na wizytę w urzędzie na wezwanie. Pracownikom przysługują także dodatkowe 2 dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 (w ramach tzw. opieki), o ile nie korzysta z tego przywileju drugi rodzic.
